Blog

Mengatur file dan dokumen komputer perlu trik tersendiri karena setiap komputer memiliki keterbatasan penyimpanan data dan dokumen. Walaupun untuk komputer kekinian kapasitas penyimpanan komputer tersebut besar, tetap perlu ditata agar lebih rapi. 

Hal ini agar selain penyimpanan menjadi lebih efesien karena menghemat ruang penyimpanan, pembacaan hardisk lebih ringan juga untuk mempermudahkan pencarian data.

Seperti halnya sebuah perpustakaan, komputer juga merupakan tempat penyimpanan data dan dokumen yang harus dirapikan dan ditata sedemikian rupa sesuai keinginan kita. Bayangkan ketika kita berada di perpustakaan jika kita ingin mencari buku sejarah, kita akan mencari pada bagian lemari atau loker buku mengenai pelajaran atau sejarah. Jika kita ingin menemukan majalah, tentu lebih mudah bila kita langsung menuju lemari kumpulan majalah. Sebaliknya, apabila tatanan dokumen acak-acakan, saat diperlukan kita akan susah menemukannya dan akan memakan waktu pencarian yang cukup lama. Terlebih lagi nama file yang dicari kita sudah lupa dengan judul apa.

Langkah Mengatur File dan Dokumen Komputer

Untuk mengatur file dari data dan dokumen komputer, ada beberapa cara yang mesti dilakukan :

Nama File dan Folder Konsisten

Berilah nama dengan format yang konsisten semisal dengan menggunakan huruf CAPITAL atau Judul Proporsional (huruf kapital pada setiap awal kata). 

Pemberian nama file dan folder dengan konsisten akan menampilkan penataan yang lebih rapi dan nyaman dilihat. Memang tidak ada aturan yang baku dalam pemberian nama asalkan tidak menggunakan tanda baca titik karena sistem khususnya pada operasi sistem windows tidak mengizinkan. 

Akan tetapi pemberian nama yang teratur dan konsisten membuat kita lebih mudah mengenal file-file yang ada. Pembuatan nama file dan folder sangat disarankan tidak panjang dan menggunakan kata-kata yang tidak perlu. 

Buatlah nama yang singkat namun cukup mewakili dari isi data. Hindari pula memberi nama yang sama jika isi file tersebut jauh berbeda. Duplikasi nama file akan menyebabkan dihapusnya data terdahulu atau dijadikan nama gandaan dari file.

Bisa juga menambahkan tahun dan tanggal untuk membedakan dengan file sebelumnya.

Buat Folder Per Kategori

Hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah membuat folder arsip sesuai dengan kategori dan sub kategori data atau dokumen. Misalnya kita bisa mengelompokan file lagu-lagu (mp3, mp4 atau sejenisnya) ke dalam folder Musik, file film-film ke dalam folder Bioskop.

Kemudian data dan ketikan ke dalam folder Data Ketikan, file foto dibuatkan folder Foto dan seterusnya. Jika kita ingin lebih rinci dan khusus, file dibuatkan lagi ke bagian sub folder. Contohnya file musik-musik indonesia dimasukkan ke dalam folder Musik, yang di dalamnya dalam folder Musik Negeri. 

Sub folder bisa kita buat sesuai tahun seperti file foto, atau per sub kategori.

Lakukan Pengarsipan atau Zipping

Kadang kala dari sekian banyak data dan dokumen tidak semuanya aktif dipergunakan. Data-data lama tidak lagi atau jarang dibuka kembali. Jika file data dan dokumen yang ada di komputer tidak dipergunakan dalam waktu rutin atau tidak dipergunakan pada masa dekat, akan lebih baik bila kita lakukan pengarsipan dengan menggunakan zip atau rar. 

Untuk menjadikan zip, pada OS Windows, biasanya sudah ada dan bisa dilakukan tanpa harus menginstall perangkat lunak (software) lagi. Sedangkan untuk pengarsipan dengan rar kita bisa menggunakan salah satu software winrar yang didownload di situs resminya Rarlab.com atau link downloadnya langsung Download Winrar.

Simpan di External Hardisk atau Cloud

Apabila data kita yang ada di dalam komputer sudah banyak, lebih baik kita simpan data-data yang tidak dipergunakan dalam waktu singkat tersebut ke dalam media penyimpanan lain hardisk eksternal. Penyimpanan ini bisa juga dilakukan untuk membackup data jika suatu ketika pada waktu tertentu kita kerusakan hardisk komputer / laptop. Data yang disimpan walaupun hilang di komputer masih ada cadangan di penyimpanan lain.

Cara lain yang cukup populer adalah menyimpannya di awan (cloud). Sekarang ini banyak provider yang menawarkan penyimpan file digital di cloud. Ada yang gratis maupun berbayar, baik langganan per tahun atau seumur hidup.

Penutup

Mengingat pentiknya klasifikasi dan mengarsipkan file-file di komputer ada baiknya kita tidak menunda untuk menyimpan file tersebut di tempat yang seharusnya, supaya tidak lupa.

Sesekali cek ulang folder-folder misalnya ada file yang tidak penting yang bisa dihapus agar tidak memenuhi memory komputer. Cara mengkompres file juga bisa memadatkan ruang simpan sehingga lebih rapi dan terstruktur.

Semoga bermanfaat.

Sumber: Photo by olia danilevich: https://www.pexels.com/photo/person-coding-on-a-macbook-pro-4974912/