Blog

Akhir-akhir ini saya sering melihat tawaran profesi virtual assistant seliweran di media sosial, Instagram maupun Facebook. Promosinya profesi ini akan dilakukan secara digital, sehingga bisa bekerja dari mana saja, termasuk dari rumah tentu saja.

Dari berbagai informasi, profesi virtual assistant (VA) adalah seorang profesional yang membantu tugas administratif sebuah perusahaan atau individu yang dilakukan secara jarak jauh.

Menjalani karier sebagai virtual assistant memungkinkan seseorang menjadi digital nomad yang bisa bekerja dari mana saja. Keuntungan lainnya, jika bekerja dengan perusahaan asing, VA juga akan digaji dalam dolar yang jumlahnya sesuai dengan skill.

Lingkup Kerja Virtual Assistant

Agar kamu berpeluang menjadi virtual assistant tentunya harus paham lingkup kerja profesi ini. Utamanya jenis pekerjaan ini mengandalkan kemampuan berkomunikasi dengan baik.

Bekerja sebagai asisten virtual freelance dapat menjadi karir yang menarik. Sebagai asisten virtual freelance, kalian dapat menawarkan layanan ke berbagai klien atau perusahaan tanpa terikat pada satu pimpinan secara langsung.

Berikut persiapan skill/keterampilan yang diperlukan:

Identifikasi Keterampilan

Evaluasi keterampilan apakah kamu mahir dalam salah satu atau beberapa skill. Misalnya paham manajemen administrasi, pemasaran digital, layanan pelanggan, atau keahlian khusus lainnya.

Kuasai berbagai software (perangkat lunak) atau alat yang sering digunakan dalam pekerjaan asisten virtual, seperti aplikasi produktivitas, manajemen proyek, sistem ERP, dan lainnya.

Tentukan Layanan yang Akan Ditawarkan

Atur layanan yang akan kalian tawarkan dengan jelas, seperti manajemen email, penjadwalan, manajemen media sosial, pemasaran konten, dll.
Buat paket layanan potensial yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan calon klien.

Bangun Personal Brand

Personal brand sangat penting bagi freelancer. Untuk itu kalian bisa membuat portofolio yang menampilkan keterampilan dan pengalaman sebelumnya.

Bisa juga menggunakan berbagai platform freelancer seperti Upwork, Fiverr, Freelancer, LinkedIn atau platform serupa untuk memasarkan diri untuk menarik klien.
Cara ini cukup efektif, karena klien seringkali mencari virtual assistant secara online.

Jaringan dan Berkomunikasi

Berpartisipasi dalam komunitas online, forum, atau grup media sosial terkait asisten virtual untuk berbagi pengalaman dan memperluas jaringan.

Jalin hubungan dengan calon klien melalui saluran-saluran yang tepat, seperti LinkedIn atau forum industri.

Tetap Profesional dan Fleksibel

Buat rate card dan tetapkan fee kalian dengan mempertimbangkan keahlian dan layanan yang bisa ditawarkan.

Pastikan untuk menjaga komunikasi yang baik dengan klien dan tetap fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan kebutuhan mereka.

Bangun Reputasi

Dengan memberikan layanan yang berkualitas, maka kalian dapat membangun reputasi yang baik. Ulasan positif dari klien akan membantu meningkatkan visibilitas kalian di platform-platform freelancing.

Biasanya di platform-platform freelancer, reputasi ditampilkan dalam bentuk bintang, sama halnya yang sering kita lihat di aplikasi transportasi online.
Freelancer yang menyelesaikan pekerjaan dengan baik ditampilkan dalam jumlah bintang, 4 hingga 5.

Tingkatkan Keterampilan

Teruslah belajar dan tingkatkan keterampilan kalian sesuai dengan permintaan pasar dan perkembangan teknologi. Bisa berupa skill bahasa asing, keterampilan mengoperasikan software, dan lain-lain.

Bekerja sebagai asisten virtual freelance membutuhkan dedikasi, manajemen waktu yang baik, dan kemampuan untuk bekerja secara mandiri. Namun, dapat menjadi cara yang fleksibel dan memuaskan secara finansial untuk mengejar karier yang lebih mandiri.

Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant

Berikut adalah tugas dan tanggung jawab virtual assistant yang perlu kalian prediksi agar lebih siap bekerja secara digital.

Asisten Pribadi

Namanya juga assistant, mungkin sama saja dengan sekretaris pribadi kalau di kantor-kantor offline. Sedangkan virtual berarti tidak hadir secara fisik. Salah satu tugasnya adalah mengatur jadwal dan agenda, melakukan panggilan telepon, dll.

Walaupun terkesan mudah, pekerjaan ini perlu ketelitian administrasi termasuk rekap hasil meeting dan memastikan semua jadwal tersusun dengan baik.

Entri Data

Virtual assistant bisa bertugas juga sebagai entry data untuk membantu klien. Tanggung jawabnya mengumpulkan data, memeriksa keakuratan, serta menghapus data yang tidak perlu.

Bagus sekali bila VA mahir dalam berbagai bahasa asing, sehingga arsip data bisa disusun dengan rapi.

Manajemen Media Sosial

Zaman sekarang kita tidak lepas dengan media sosial. Untuk mengelolanya klien sangat bisa meng-hire asistant virtual, bukan. Tugasnya adalah menanggapi komentar dan pesan dari pengikut atau bahkan memeriksa wawasan media sosial perusahaan.

Media sosial ini tidak selalu milik perusahaan, tetapi bisa juga milik perorangan, tokoh, artis, politikus, dan lain-lain. Itu sebabnya mereka membutuhkan VA yang harus siap berinteraksi dengan para followers.

Melayani Pelanggan

Perusahaan yang beroperasi di sektor produk atau layanan terkadang membutuhkan asisten virtual untuk melayani pelanggan. Pada fase awal, pelanggan terlebih dahulu menghubungi asisten virtual.

Jika dia merasa memiliki bidang yang tidak diketahui, dia akan dibawa langsung ke layanan pelanggan perusahaan. Padahal, profesi ini biasanya dimanfaatkan oleh usaha kecil yang belum memiliki tim customer service sendiri.

Mengelola Email

Asisten virtual juga bisa berperan mengelola atau meninjau email perusahaan atau klien. Jika ada email penting, dia harus menunjukkannya kepada bos. Sedangkan email-email tidak penting atau spam tentu saja harus ditindaklanjuti untuk mempercepat pekerjaan selanjutnya.

Penutup

Profesi virtual assistant walaupun terkesan pekerjaan yang hanya dilakukan dari rumah. Kita tidak bisa meremehkan profesi ini. Karena VA justru membantu kinerja sebuah perusahaan atau bisnis supaya tetap lancar dalam jangka panjang.

Sedangkan VA yang melayani pribadi juga harus sangat teliti memperhatikan karakter klien tersebut agar tida terjadi miskomunikasi.

Nah, gimana? Kalian siap melamar menjadi virtual assistant?

Semoga bermafaat.

Sumber foto: Photo by Anastasia Shuraeva: https://www.pexels.com/photo/woman-carrying-her-baby-and-working-on-a-laptop-4079281/
https://kelas.work/blogs/ternyata-begini-tanggung-jawab-dan-gaji-seorang-virtual-assistant